Transferencia primaria: Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión (o de oficina) al Archivo General, cuya frecuencia de uso ha disminuido para su conservación.
El Instructivo de organización básica y gestión de archivo general de la UPSE en su apartado de FUNCIONES expresa que: son funciones de la Unidad de Archivo General establecer los periodos cronológicos de transferencias documentales de los archivos de oficina al Área de Archivo General.
Periodos cronológicos anteriores:
- Cronograma 2020
- Cronograma 2021
- Cronograma 2022
- Cronograma 2023
PROCESO
Para efectuar las transferencias primarias se debe contar con los siguientes requisitos:
Etiquetación de documentos
- Toda documentación debe ser etiquetada. No deben existir documentos sin detalle o identificados con asuntos varios o documentos varios
Elaboración de las tablas de retención documental (TRD)
- por cada documentos enviados a Archivo General debe elaborarse la respectiva tabla de retención documental, las dependencias deben fijar el tiempo de conservación de los documentos
Inventario
- El inventario debe detallar cada documento, sean estos leitz, carpetas manilas, anillados, etc.
- Las unidades que tengan varias carreras a su cargo, deben enviar por separado el inventario de los documentos
- Es incondicional llenar los siguientes campos: Año, serie, sub series, tipo, cartón, cantidad de documentos enviados, Tabla de retención documental (TRD)
Para más información revisar sección de: REGLAMENTO - INSTRUCTIVO
Para contactos visitar: MÁS INFORMACIÓN