transferenciaTransferencia primaria: Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión (o de oficina) al Archivo General, cuya frecuencia de uso ha disminuido para su conservación.

El Instructivo de organización básica y gestión de archivo general de la UPSE en su apartado de FUNCIONES expresa que: son funciones de la Unidad de Archivo General establecer los periodos cronológicos de transferencias documentales de los archivos de oficina al Área de Archivo General.

Periodos cronológicos anteriores:

- Cronograma 2018

- Cronograma 2019

 

PROCESO

Para efectuar las transferencias primarias se debe contar con los siguientes requisitos:

Etiquetación de documentos

- Toda documentación debe ser etiquetada. No deben existir documentos sin detalle o identificados con asuntos varios o documentos varios

Elaboración de las tablas de retención documental (TRD)

- por cada documentos enviados a Archivo General debe elaborarse la respectiva tabla de retención documental, las dependencias deben fijar el tiempo de conservación de los documentos

 Inventario

- El inventario debe detallar cada documento, sean estos leitz, carpetas manilas, anillados, etc.
- Las unidades que tengan varias carreras a su cargo, deben enviar por separado el inventario de los documentos
- Es incondicional llenar los siguientes campos: Año, serie, sub series, tipo, cartón, cantidad de documentos enviados, Tabla de retención documental (TRD)

Para más información revisar sección de: REGLAMENTO - INSTRUCTIVO

Para contactos visitar: MÁS INFORMACIÓN


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