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Todos los ciudadanos tienen derecho a consultar documentos de archivos públicos y que se les otorgue copia de estos, con excepción de los documentos considerados reservados

Control de préstamo para usuario interno (docentes y trabajadores de laUPSE).

Para el préstamo el encargado realizará la búsqueda del código del folder por medio del sistema de búsqueda de Archivo General ingresando el año, serie o subserie de este, se devolverá por pantalla los resultados de la búsqueda

Toda información custodiada en Archivo General que sea requerida por usuarios internos para consulta o continuación de trámites, deben ser solicitadas directamente por el director del departamento creadora de la información.

Archivo General otorgará un formato único por medio del sistema al usuario interno que servirá como soporte de la gestión al responsable de archivo.

b) En el formato señalará el código del contenedor(leitz o carpeta) que será consultado mediante el sistema de Archivo General, el mismo que detallará donde está ubicado la información que se requiera. Este código se registrará en el acta de recepción que regirá a partir de las transferencias primarias.

c) Deberá constar los datos del solicitante y motivo de la solicitud.

d) El formato contará con el visto bueno, es decir con la firma del director del departamento como también del usuario

e) En el caso de otorgar copias, se debe detallar en el formato.

El Préstamo Interno de documentos se refiere al servicio que las Unidades Administrativas deberán cumplir hacia los empleados y funcionarios que trabajan en la propia Institución y que por el cumplimiento de sus funciones y necesitan consultar documentos, para el efecto se deberá utilizar el formato de control de préstamo interno de documentos,siendo su función controlar la documentación proporcionada, identificar a la persona que solicita y recuperar en los plazos establecidos el documento.

El responsablede Archivo General deberá utilizar señalativos en los sitios que ha localizado el material documental,para el prestamo retirará sin alterar el orden en que se guarda la documentación restante.

El responsable del préstamo en el proceso de devolución, se cerciorará de que el material documental se encuentra completo y en buen estado, de no haber irregularidades que ameriten otra gestión procede aregistrar la fecha de devolución y a sellar la solicitud en presencia del usuario.

El responsable de la unidad localiza dentro del archivo que originó el préstamo, el lugar que corresponde al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el señalativo y cerciorándose de no alterar el orden de la documentación ubicada en la caja de depósito.

 


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